Como armazenar XML da nota fiscal por 5 anos
Às vezes pode parecer complexo, tanto para empresas quanto para consumidores, como se deve armazenar XML da nota fiscal e, inclusive, por quanto tempo. Por esses e outros motivos nós trouxemos um artigo completo pronto para tirar suas dúvidas acerca do XML e de como guardar nota fiscal.
Continue lendo e descubra como armazenar XML tranquilamente.
O que é o arquivo XML da nota fiscal eletrônica?
O arquivo XML da NF-e é um formato digital para notas fiscais eletrônicas emitidas quando um produto é vendido. A sigla tem como significado “eXtensible Markup Language”, que é basicamente um formato de arquivo universal utilizado para criar documentos que contêm dados ordenados.
Por exemplo, ao realizar uma compra, a empresa envia por e-mail a NF-e com uma extensão “.xml “: Neste caso, você precisa baixar o arquivo e convertê-lo em PDF para visualizar as informações do documento. No Brasil, a nota fiscal XML atende ao padrão nacional de escrituração fiscal e pode ser utilizada com segurança em toda a região.
Diferentemente do DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que discutiremos mais adiante, os arquivos XML não são enviados com os produtos comercializados e é de responsabilidade do vendedor disponibilizar esses arquivos aos seus clientes para consulta e armazenamento eletrônico.
Agora vamos falar mais sobre registros que trazem ainda mais importância ao se guardar XML.
O que o XML registra?
O arquivo é criado durante a emissão da NFe e é utilizado para registrar os detalhes da transação efetuada.
O arquivo XML é a NFe, que grava dados como:
- Dados NFe: valor total, número, modelo, série e data de emissão;
- Informações sobre o emissor e o destinatário;
- Informações do produto ou serviço;
- Dados do ICMS;
- Informações de transporte.
A NFe, como sabemos, executa a função de credenciar a propriedade do bem ou serviço e permite ao Fisco verificar os detalhes das transações feitas pelos contribuintes.
Quanto tempo preciso guardar XMLs da nota fiscal eletrônica?
Os arquivos XML da NF-e são o formato oficial das notas fiscais eletrônicas, como documentos fiscais que confirmam as transações de vendas, isso é muito importante de se saber ao armazenar XML.
Portanto, formaliza a propriedade do bem ou serviço adquirido e permite ao governo fiscalizar a arrecadação de impostos, devendo ser detido tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador pelo prazo mínimo legal (5 anos).
Nesse período, a Receita Federal pode solicitar um XML para verificação. Consequentemente, é importante salvar esses arquivos com segurança. Desde 2006, antigas notas fiscais foram substituídas pela nota fiscal eletrônica (NF-e), que é muito mais prática e eficiente para empregadores e autoridades locais.
Para os empreendedores, as notas fiscais XML servem como comprovação da regularidade do negócio em caso de auditorias, além de facilitar o gerenciamento de faturas, impostos pagos e vendas.
Para consumidores funcionará como prova de reclamação de garantia para troca ou devolução após a compra incluindo documentos fiscais para reportar à Receita Federal (por exemplo, para deduções em proclamações de imposto de renda).
Caso a empresa em questão perca o arquivo XML, poderá estar sujeita a multas superiores a 1000 reais por documentos não enviados no momento da fiscalização, além de punições mais severas como a suspensão da autorização de emissão.
Onde ficam guardados no sistema os arquivos XML?
Atualmente, empresas de diversos segmentos de mercado e empresas de serviços contábeis devem manter todas as notas fiscais emitidas e registradas nas atividades fiscais.
Lembramos que é um grave erro não guardar as notas e os dados correspondentes, portanto é essencial guardar a nota em local seguro e por pelo menos cinco anos, para cumprir os requisitos da lei e os processos de fiscalização por entidades, governamentais e judiciais.
Sabemos que o sistema básico permite a emissão e contabilização de notas. Mas em muitos casos, o armazenamento organizado de notas não é permitido e raramente é totalmente acessível.
Assim, mesmo que você baixe o arquivo XML da NFe através da SEFAZ, ainda poderá perder dados e documentos. Ao acessar e organizar pastas de documentos em plataformas digitais na nuvem com acesso à internet você pode melhorar o acesso ao cadastro, emissão e encaminhamento de faturas.
O perigo de armazenar XML no próprio computador
Ressaltamos que além do DANFE, as empresas devem baixar e salvar arquivos XML de Notificação Fiscal Eletrônica (NFe) de acordo com as normas de registro fiscal.
A NF-e XML requer cuidados especiais durante o armazenamento, pois é necessária para manter os arquivos seguros.
A maneira mais perigosa de salvar uma nota é deixar o arquivo no próprio computador.
Isso ocorre porque, no caso de um incidente cibernético, os arquivos podem ser facilmente corrompidos, perdidos ou vazados, além do risco do próprio equipamento, em caso de danos, como sobrecarga elétrica e outros.
Por isso, vale a pena ter um emissor de NF-e que mantenha seus arquivos armazenados XML como backup em nuvem em servidores externos confiáveis que nunca vão te decepcionar.
Além de armazenar seus arquivos XML na nuvem, seu sistema de gerenciamento de contas também permite visualizar rapidamente suas NF-es emitidas.
Isso é importante para a gestão fiscal e financeira, e ajuda a evitar fraudes e as conhecidas “notas frias” com possibilidade de vinculação a notas emitidas contrárias ao seu CNPJ.
O armazenamento em nuvem é uma boa escolha?
Se você pretende armazenar XML em nuvem, saiba que é uma boa solução para empresas de diferentes tipos de negócios, manufaturas e segmentos de mercado.
Principalmente, para escritórios de contabilidade e prestadores de serviços contábeis, o acesso a novas tecnologias auxilia muito no desenvolvimento de novas práticas de trabalho e de uma nova cultura organizacional com a inclusão das novas tecnologias digitais no processo.
Quando estamos falando sobre processo de armazenamento de Documentos Fiscais Eletrônicos, nos referimos a documentos como NF-e, NFC-e, CT-e e MDF-e, que podem ser organizados de forma segura e sistemática na nuvem na internet.
Este tipo de tecnologia permite a integração de importação de documentos, emissão de notas e armazenamento automático e seguro de forma simples e ágil. Empresas, consumidores e outros usuários podem visualizar as notas online sem precisar imprimi-las ou armazená-las em armários físicos.
Existem diversas plataformas que permitem o acesso, registro e encaminhamento desses documentos por meio de reenvio por e-mail, download ou reimpressão.
